3. Het leerlingvolgsysteem
3.1 Het leerlingdossier
Om de leerlingen in hun vorderingen en ontwikkelingen goed te kunnen volgen is een goed leerlingvolgsysteem van groot belang.
Doel:
Uitgangspunt is dat het een goed hanteerbaar dossier moet zijn en dat er geen irrelevante gegevens in opgenomen worden, waardoor het dossier wel dik maar niet handig is in het gebruik. Het is vooral van be-lang dat gegevens die relevant zijn niet verloren gaan maar in de map van de leerling terechtkomen.
Inhoud:
De leerlingendossiers staan in een "afsluitbare" archiefkast waarin voor elke leerling een map beschikbaar is. Deze mappen staan per groep bij elkaar. In deze map zitten, indien aanwezig, de volgende documenten;
- Leerlingenkaart: aanmelding met gegevens
- Leerlingen bespreekformulieren
- Reeds verwerkte handelingsplannen
- Rapportage van activiteiten bij extra hulp
- Gespreksverslagen
- Toetsgegevens van CITO
- Toetsgegevens AVI
- Toetsgegevens Taal Actief spelling
- Externe onderzoeksverslagen, observaties e.d.
- AOB eindtoets
- Correspondentie e.d.
Bij de kinderen die op school in het zorgtraject terecht zijn gekomen zal het dossier dus aanzienlijk meer gegevens bevatten.
Beheer;
In intern begeleider is de beheerder van deze dossiers. Collega's die bovengenoemde dossiers krijgen moeten er voor zorgen dat ze de mappen up to date houden, maar ze geven ook een neerslag aan de intern begeleider. Het doel ervan is tweeledig: a. Hij blijft op deze wijze op de hoogte van ontwikkelingen b. Hij kan er zorg voor dragen dat het dossier goed wordt bijgehouden.
3.2 Het groepsdossier
Doel;
Doelstelling van dit dossier (deze map) is om bij te houden hoe de voortgang van de kinderen in de verschillende groepen verloopt.
Inhoud;
In een ordner worden de gegevens aangelegd. Bepaalde CITO toetsen geven groepsoverzichten en deze gaan van de ene groep naar de andere mee.
Beheer;
De gegevens van de leerlingen horen eveneens in de afsluitbare archiefkast te staan. Op het eind van het schooljaar spreekt de groepsleerkracht de gegevens door met de leerkracht van de volgende groep. Ze dragen er zelf zorg voor dat de gegevens in de kast komen. De intern begeleider voert controle uit of dit daadwerkelijk gebeurt.
3.3 Gedragsregels m.b.t. dossiers
Voor het goed beheren van dossiers, is met het oog op de privacy, de nodige zorgvuldigheid vereist. Een aantal van de hieronder genoemde punten hebben een wettelijke grondslag;
- De dossiers die betrekking hebben op kinderen moeten zich in een afsluitbare kast bevinden. De sleutel wordt beheerd door degene die het dossier in zijn / haar beheer heeft.
- Ouders hebben ten allen tijde inzage in de dossiers die betrekking hebben op hun kind
- Personen die van buiten de school komen, dienen schriftelijke toestemming van de ouders te hebben om inzage te krijgen in het dossier.
- Bij verandering van de school wordt het dossier ter beschikking gesteld aan de ouders, die de gegevens aan de nieuwe school door kunnen geven.
- De aanmelding, de entree-toets de AOB eindtoets en externe onderzoeken worden minimaal 5 jaar bewaard in het archief en worden daarna in de versnipperaar gedaan.
- Persoonlijke gegevens van leerlingen die niet meer gebruikt worden of verouderd zijn worden vernietigd (denk bv. aan de gegevens die voor alle leerkrachten gekopieerd zijn t.b.v. de leerlingenbespreking).